Aug. 25 Letter to Elementary Parents

  • Dear Olathe elementary parents,

    As was mentioned in the message from Board of Education President Joe Beveridge and Vice President Brian Geary, we wanted to make sure to answer additional questions we have received from parents. Please know that we will continue to regularly communicate in the coming days and weeks to make sure our families are prepared for the coming school year. You will also receive additional information and details from your child’s principal and later their teacher. Communication and details for families who chose remote learning at registration will be coming in a separate message. 

    Information on Hybrid Learning

    We wanted to provide some information about what hybrid learning will look like during the first three weeks of school. During this time, students will participate in an asynchronous hybrid learning environment. Asynchronous learning happens at home on your schedule. During off-site learning time you can expect the following:

    • Classroom teachers will provide learning activities related to the core content areas for your child to continue their learning while not in school.
    • Instruction will be delivered via our Learning Management System in Synergy and will include activities that will utilize their district issued iPad.
    • Students will be accountable for 360 minutes of learning for each day they are learning from home, which will be logged and submitted to school for state accountability.
    • Direct contact with the classroom teacher during off-site days of the hybrid learning environment will include approximately 45 minutes where students will Zoom with the classroom to participate in social emotional learning lessons, class meetings, read aloud or other group classroom activities.
    • Daily attendance will be taken at this time.
    • Direct instruction through live Zoom with the class will not be part of the daily contact with teachers.
    • Students learning remotely will engage in independent learning activities aligned to the grade level curriculum to continue their learning.
    • Teachers will also be available via email daily to communicate with parents during planning times.

    Students learning on-site can expect the following:

    • Instruction on how to utilize the district’s learning management system to access learning while learning remotely.
    • Direct support on learning standards based on individual needs during whole group and small group instruction.
    • Smaller class sizes to more easily adapt to a new, safer learning environment.
    • To leave at the end of the second day with materials needed to support remote learning while at home.

    During the five day school week, Wednesday will be remote learning for all students. On Wednesdays, we will implement What I Need time (WIN time) for all students. Students learning from home can expect the following:

    • All students will participate in the daily Zoom meeting with the classroom teacher at the designated time and attendance will be taken.
    • Access and availability to the teacher to respond to questions and support learning.
    • Social emotional learning lessons and class meetings.
    • Small group instruction based on individual student’s needs.
    • What I Need (WIN) time - During WIN time teachers will be available via Zoom to support students and respond to questions and support independent work.
    • Teachers will also be available via email daily to communicate with parents during planning times. 

    Temperature Checks

    As you know, Governor Laura Kelly issued an Executive Order that required students and staff to have their temperature taken prior to entering a school building. After receiving additional guidance from the state, and following protocol and guidance from the CDC, the district will not be taking temperatures at school, but will be asking parents to take their child’s temperature before sending their child to school.

    The Olathe Public Schools is strongly encouraging parents and guardians to monitor their children for signs of infectious illness every day before bringing them to school. This includes taking their student’s temperature. Students who are sick, exhibit signs of illness or have a fever should not attend school in-person. By having health measured at home, this prevents students being placed aside in front of peers and teachers and delays to the start of the school day. It also prevents any contact of an ill student with others during transportation to school. Student health will also be monitored by school staff who look for overt symptoms of any infectious illness that may develop during the school day.

    Staff members will also be asked to monitor their own health and take their own temperature before coming to work.

    Gating Criteria

    The Olathe Board of Education voted to follow the Johnson County gating criteria, which provides operating procedures for when schools operate in-person, under hybrid protocols or in a remote learning format. More information regarding the gating criteria can be found on the county website. Visit the the Johnson County government website. While elementary schools will begin the year in a hybrid format to help assist in a successful transition for students and staff to in-person learning, it is the hope of the district and Board of Education to move elementary back into a fulltime in-person learning format as soon as possible. District staff will study data on Sept. 22 and the goal is to transition back to fulltime, in-person the week of Sept. 28 if data supports this move.


    Students and staff will be required to wear masks throughout the instructional day, as outlined in the Governor’s Executive Order. Students will need to bring a mask to school that covers their mouth and nose. Single layer bandanas or gaiter-style masks do not meet the criteria for face coverings which require two layers to cover the mouth and nose, defined by the Governor’s Executive Order.

    Masks will be required for all students and staff while in the building. After receiving additional guidance, we have determined it is appropriate to allow students to remove masks while outside during recess when playing as long as social distancing can be maintained. Games requiring close proximity or clustering such as basketball or soccer would require masking, but other activities that provide regular distancing will be acceptable activities for students to remove masks. PE activities while in hybrid environment allow for more social distancing and when individual activities that allow for students facing the same direction and distanced appropriate, masks may also be removed. We heard staff and parent concerns and feel these mitigating procedures will allow for safe activity while providing relief from mask wearing during the day.

    Plexiglas or Other Barriers

    The district is supplying Plexiglas barriers in high traffic areas. Because masking is the most effective mitigating safety measure and all staff and students are expected to wear masks while inside a school district facility, Plexiglas or other barriers will not be installed in the classroom. Students are asked to not bring their own barriers to the classroom.

    Special Services

    Students with exceptionalities will have equal access to the learning environment that coincides with their academic grade.  Specific decisions for students with an Individual Education Plan (IEP) will need to be made by their IEP Team in the rare event that a student needs to have additional consideration based on their inability to make progress in the hybrid or remote learning environment. Case managers would serve as the direct contact for further inquiries.

    Food Services

    Students who are receiving remote instruction while the district is operating under any learning environment will have carryout meals available for pick up at their home school.  The site with available mobile app will be available to pre-order these meals. More information about this program will be available on Food Services' website on August 26.

    Additional information will sent to families in the coming days and weeks. The district has a process in place for parents to request a parent-initiated transfer between learning platforms. Contact your child’s school to request an application for a transfer.

    Thank you for your patience and understanding.


    Olathe Public Schools Administration

    Queridos Padres de Olathe con Alumnos en Escuelas Primarias,

    Como mencionamos en el mensaje del Presidente de la Junta de Educación Joe Beveridge y el Vice Presidente  Brian Geary, queremos estar seguros de contestar las preguntas adicionales que hemos recibido de algunos padres. Por favor sepan que seguiremos comunicándonos regularmente en los próximos días y semanas para asegurarnos que nuestras familias están preparadas para este próximo año escolar. Usted recibirá información adicional y detalles del director de la escuela de su hijo y más adelante de la maestra. Las familias que escogieron el aprendizaje remote en el momento de inscripción, recibirán información y detalles en un mensaje separado. 

    Información sobre el Modelo de Aprendizaje Híbrido

    Queremos proporcionar información sobre como funcionará el aprendizaje híbrido durante las primeras tres semanas de escuela. Durante este tiempo los alumnos participarán en un entorno de aprendizaje híbrido asincrónico. El aprendizaje Asincrónico quiere decir que se lleva a cabo en casa, fijando Usted el horario.

     Durante los días fuera de la escuela Usted debe contar con lo siguiente:   

    • Las maestras del salón de clases proporcionarán actividades de aprendizaje relacionadas con las áreas de contenido básico, para que su hijo continue su aprendizaje mientras no esté en la escuela.
    • La instrucción se hará usando el Sistema de Coordinación del Aprendizaje en Synergy e incluirá actividades que podrán realizar en los iPad que ha facilitado  el distrito.
    • Los alumnos serán responsables por 360 minutos de aprendizaje cada día que estén aprendiendo desde la casa.Estos minutos deben ser registrados y entregados a la escuela para rendir cuentas al estado.
    • El contacto directo con la maestra del salón de clases durante los días fuera de la escuela,en el entorno de aprendizaje híbrido,consistirá en aproximadamente 45 minutos donde los alumnos via Zoom, participarán en leciones de aprendizaje socio-emocional,reuniones de la clase,lectura en voz alta u otro tipo de actividades en grupo del salón de clases.
    • Asistencia diaria será tomada en estos días.
    • Instrucción directa en vivo vía Zoom con la clase no será parte del contacto diario con las maestras.
    • Los alumnos durante el aprendizaje remoto trabajarán independientemente en actividades alineadas con el curriculum del grado que cursan para poder continuar con su aprendizaje.
    • Las maestras estarán disponibles durante el tiempo previsto para planear sus clases y podrán ser contactadas por los padres vía correo electrónico.

    Durante los días en los cuales el alumno está presente en la escuela, Usted podrá contar con lo siguiente:

    • Se les enseñará como utilizar el Sistema de Coordinación de Aprendizaje del Distrito para que puedan tener acceso cuando estén aprendiendo remoto.
    • Apoyo directo  en los  estándares de aprendizaje basado en las necesidades individuales. Esto se hará al proporcionar instrucción al grupo completo y a grupos pequeños.
    • Clases con menos alumnos,esto hará más fácil la adaptación a un entorno de aprendizaje nuevo y más seguro.
    • El segundo día llevarán con ellos el material necesario para ayudarles con el aprendizaje remoto mientras están en casa.

    En una semana de cinco días de escuela ,el Miércoles será un día de aprendizaje remoto para todos los alumnos. Los Miércoles implementaremos WIN time (What I Need time) para todos los alumnos. Los alumnos aprendiendo desde la casa podrán esperar lo siguiente:  

    • Todos los alumnos participarán diariamente en reuniones vía Zoom con la maestra del salón de clases a la hora designada y se tomará la asistencia.
    • Las maestras estarán disponibles para  preguntas y apoyo al aprendizaje.
    • Clases de aprendizaje socio emocional y reuniones de toda la clase.
    • Instrucción en grupos pequeños basado en las necesidades individuales del alumno.
    • What I Need (WIN) time - Durante WIN time las maestras estarán disponibles via Zoom para apoyar a los alumnos y responder cualquier pregunta así como para ayudar con el trabajo independiente.
    • Las maestras también estarán disponibles vía correo electrónico para que los padres puedan comunicarse con ellas durante su tiempo de planear.

    Chequeo de Temperaturas

    Como saben la Gobernadora Laura Kelly emitió una Orden Ejecutiva  que require que a  todos los alumnos y personal  se les debe tomar la temperatura antes de entrar a la escuela. Después de recibir  orientación del estado y siguiendo el protocol y la guía  del CDC, el distrito no tomará temperaturas en la escuela,pero le pediremos a los padres que tomen la temperatura a los niños antes de enviarlos a la escuela.

    Las Escuelas Públicas de Olathe animan fuertemente a los padres y representantes a monitorear a sus hijos por cualquier síntoma de enfermedad infecciosa todos los días antes de traerlos a la escuela. Esto incluye tomar la temperatura de sus alumnos. Los alumnos que estén enfermos,que muestren signos de enfermedad ó que tengan fiebre no deben presentarse a la escuela. Tomando estas medidas en casa evitará que el alumno sea puesto de  lado  en frente de sus compañeros y maestras y demorar así el comienzo del día escolar. También previene cualquier contacto de un alumno enfermo con otros durante el transporte hacia la escuela. La salud del alumno también será monitoreada por el personal de la escuela, que estarán pendientes de cualquier síntoma de alguna enfermedad infecciosa que pueda desarrollarse durante el día de escuela.

    El personal también tendrá que monitorear su salud  tomar la temperatura antes de presentarse a trabajar.  

    Criterios para Contagios Comunitarios

     La Junta de Educación de Olathe votó para seguir los criterios de los contagios comunitarios del Condado de Johnson.,los cuales proveen procedimientos operativos para cuando las escuelas abran en persona,bajo protocolos híbridos ó en el formato de aprendizaje remoto. Más información pueden conseguirla aqui: A pesar de  que las escuelas primarias tendrán que  comenzar el año escolar en el formato Híbrido para ayudar y poder tener una transición exitosa de los alumnos y el personal al aprendizaje en persona, el distrito y la Junta de Educación espera poder mover la educación primaria a tiempo completo en persona lo antes posible. El personal del Distrito estudiará toda la información el 22 de Septiembre y la meta es hacer la transición a tiempo completo en persona la semana del 28 de Septiembre si la información recogida soporta este movimiento.


    A los estudiantes y al personal se les requerirá el uso de mascarillas durante el día de instrucción, tal y como lo determina la Ley Ejecutiva de la Gobernadora. Los estudiantes necesitarán traer mascarilla a la escuela, la cual debe cubrirle la boca y la nariz. Las bandanas o cobertores que solo tienen una capa de protección no cumplen con los criterios de mascarillas faciales protectoras de boca y nariz según lo establece la ley ejecutiva de la gobernadora. 

    Las mascarillas serán requeridas para todos los estudiantes y personal mientras estén en el plantel escolar. Después de haber recibido más instrucciones, hemos determinado apropiado permitir que los estudiantes se quiten las mascarillas durante el recreo mientras están jugando siempre y cuando se respete la distancia social. Aquellos juegos que requieran de proximidad entre los participantes o, que los estudiantes tengan que acercarse entre ellos como por ejemplo durante un juego de básquetbol o de fútbol, requerirán del uso de mascarillas, pero las demás actividades donde la distancia regular se puede mantener será aceptable que los estudiantes se remuevan la mascarilla facial. Las actividades de Ed. Física, mientras se está en el ambiente de aprendizaje híbrido, permitirá que la distancia social sea más accesible. Asimismo, cuando las actividades individuales que permitan a los estudiantes correr en la misma dirección y la distancia sea apropiada, se les permitirá retirarse la mascarilla. Escuchamos las preocupaciones del personal y de los padres y sentimos que estos procesos de mitigación permitirán que las actividades sean seguras mientras proveemos algo de alivio en el uso de las mascarillas durante el día.

    Plexiglás y otras barreras 

    El distrito está supliendo de barreras de Plexiglás aquellas áreas de trafico continuo. Debido a que el uso de mascarilla es el método más efectivo para mitigar las medidas de seguridad se espera que todo el personal y los estudiantes la utilicen dentro de la escuela. Las barreras protectoras de plexiglás no se instalarán en los salones de clases. Se pide que los estudiantes no traigan sus propias barreras de proteccion al salón de clases.

    Servicios especiales 

    Aquellos estudiantes con excepcionalidades tendrán acceso igualitario al modelo de aprendizaje que coincida con el de su grado académico. Las decisiones especificadas en el Plan de Educación Individualizado (IEP por sus siglas en inglés) necesitarán ser hechas por el equipo de su IEP. En el raro caso de que un estudiante necesite tener consideraciones adicionales basándose en su inhabilidad para progresar en el modelo de aprendizaje a distancia, aquellos que estén a cargo de su caso servirán como contacto directo si se tuvieran más preguntas. 

    Servicios de alimentos 

    Aquellos estudiantes que reciban instrucción a distancia mientras el distrito está operando bajo cualquier ambiente de aprendizaje tendrán disponible servicio de almuerzo para que lo retiren en la escuela de su área de residencia. El sitio con la aplicación telefónica móvil estará disponible para ordenar los almuerzos por adelantado. Mas información acerca de este programa estará disponible en el portal electrónico de servicios de alimentos el 26 de agosto.  

    Información adicional será enviada a las familias en los próximos días y semanas. El distrito puso a su servicio un proceso para que los padres soliciten la transferencia de sus estudiantes entre las diferentes plataformas de aprendizaje (presencial a distancia y viceversa). Si lo desea, puede contactar a la escuela de su estudiante para completar una solicitud de transferencia.  

    Gracias por su paciencia y entendimiento.  


    Administración de las escuelas públicas de Olathe